Aanvraag
Contact met klant
Voorstel
Boeking
Optreden
Aanvraag
- Klanten zoeken een act voor hun event op ShowBird.
- Als zij een interessante act gevonden hebben, doen zij een aanvraag.
Hoe weet ik dat ik een aanvraag heb gekregen?
Zie je een optreden wel zitten en heb je alle informatie die nodig is voor een concreet voorstel? Klik dan op de blauwe knop onderin de aanvraag. Je kunt de aanvraag dan 'beantwoorden' met een voorstel via ShowBird. Als een klant een aanvraag doet, ontvang je onmiddellijk een e-mail én SMS met daarin het verzoek van de klant. Je kunt vanuit die e-mail direct de aanvraag bekijken en reageren.
Waar vind ik mijn aanvragen terug in Mijn Account?
Het overzicht van alle aanvragen en boekingen voor jouw act(s) vind je op je persoonlijke pagina’s van ShowBird onder [Mijn Gigs] (een 'gig' is een optreden). Ben je ingelogd? Dan zie je je naam bovenaan elke pagina. Klik op je naam en kies in het drop-down menu voor [Mijn Gigs].
Wat moet ik doen met een Aanvraag?
Ga bij [Mijn Gigs] en klik op de groene button 'Check Aanvraag'. Op het moment dat je een Aanvraag binnenkrijgt kun je drie dingen doen:
1. Stuur een voorstel. Heb je voldoende informatie op een voorstel te sturen? Klik dan meteen op de button met 'Maak een voorstel'.
2. Stel een vraag aan de klant. Heb je nog wat meer info nodig om een voorstel te kunnen sturen? Klik op 'Stel vraag aan klant' en stuur je vraag direct aan de klant via onze chatfunctie.
3. Wijs het voorstel af. Ben je onverhoopt verhinderd? Wijs het voorstel dan af en update je agenda via [Mijn Agenda].
Hoe lang heb ik om te reageren op een Aanvraag?
Probeer binnen 4 uur te reageren op een aanvraag. Desnoods dat je er later die dag uitgebreider op terug komt. We zien dat de kans op een boeking na 4 uur snel afneemt. Heb je binnen 24 uur niet gereageerd? Dan wordt de aanvraag uit het systeem gehaald. We houden hierbij natuurlijk rekening met de nachturen.
Bekijk deze pagina voor een gedetailleerde uitleg over het reactiebeleid.
Kan ik een Aanvraag ook afwijzen?
Probeer dit zo veel mogelijk te voorkomen door je ShowBird agenda up-to-date te houden. Wist je dat je eigen online agenda zelfs kunt koppelen aan je ShowBird agenda? Kun je het optreden echt niet uitvoeren, dan kun je de aanvraag afwijzen via de rode knop onderin de aanvraag. Geef vervolgens aan waarom je de aanvraag afwijst. Dat helpt de klant.
Kan ik een andere artiest aanbevelen als ik zelf niet kan?
Jazeker, dat is altijd fijn! Stuur de klant een berichtje via de chatfunctie of zet het in het berichtenveld op het moment dat je de aanvraag afwijst. De aanbevolen artiest dient wel een account op ShowBird te hebben.
Mijn Aanvraag is ingetrokken/beëindigd door het systeem, wat nu?
Je hebt niet binnen 24 uur gereageerd en ShowBird gaat ervan uit dat je inactief bent. De aanvraag wordt ingetrokken en jouw account wordt gedeactiveerd. Wil je dat je account opnieuw geactiveerd wordt? Stuur een mail naar
Contact met klant
- Jij hebt 1-op-1 contact met de klant via onze chatfunctie.
- Geen tussenpartijen of onnodige schakels, zo snel mogelijk naar die boeking.
Kan ik overleggen met de klant?
Jazeker, je kunt gemakkelijk direct schakelen met de klant via de chatfunctie op het platform. Dit werkt net zo makkelijk als bijvoorbeeld Whatsapp, bovendien krijg je bij elk nieuw bericht ook een melding via e-mail. Je vind de chatfunctie in de [Mijn Gigs] omgeving. Klik bij de desbetreffende aanvraag links op het blauwe tekstballonnetje en de chat verschijnt.
Ik krijg geen melding van een nieuw chatbericht, wat nu?
Loop onderstaande stappen even door:
1. Check in [Mijn Profiel] of jouw e-mail adres klopt. Klopt hij niet? Pas hem dan aan. Klopt hij wel? Ga naar stap 2.
2. Check je SPAM box, staat de mail hier? Markeer de afzender dan als 'gewenst'. Staat de mail er niet? Ga naar stap 3.
3. Ligt de oplossing niet in bovenstaande stappen, mail ons dan even via
Kan ik met de klant mailen/bellen/afspreken?
Het contact met de klant loopt via de chatfunctie op het platform. Je kunt via de e-mail ook reageren op chatberichten van de klant, deze worden overgenomen in de chat. Op het moment dat je daadwerkelijk geboekt bent, dan krijg je de contactgegevens van de klant (email adres en telefoonnummer).
Hoe lang duurt het voordat de klant reageert?
Heb je voorstel en/of chatbericht gestuurd naar de klant? Dan heeft de klant 72 uur om te reageren. Na 72 uur sturen we een e-mail met de vraag de aanvraag nog actueel is. We geven hierbij twee opties:
- De klant krijgt meer tijd om te beslissen (waarna dit proces zich herhaalt);
- De klant trekt de aanvraag in of wijst het voorstel af.
Tip: stuur zelf ook altijd een chatberichtje naar de klant op het moment dat je graag een reactie wilt.
Kan ik foto’s/video’s sturen naar de klant?
Ja, dat kan. Stuur je materiaal naar
Waarom worden mijn contactgegevens geblurred in de chat?
Dit heeft te maken met privacy wetgeving, pas nadat de boeking is bevestigd kun je als artiest de gegevens van de klant zien en andersom.
Kan ik onderhandelen met de klant?
Jazeker. De klant kan een specifieke vraag of eis hebben gesteld in zijn aanvraag. Je kunt met de klant overleggen en onderhandelen middels onze chat functie. Onderin de aanvraag vind je de knop 'Stel vraag aan klant'. Daarmee start je een persoonlijke conversatie met de klant. Zo kun je de details en opties betreffende het optreden bespreken. Let op: telefoonnummers, e-mailadressen en url's worden door het systeem onzichtbaar gemaakt. Heb je hulp nodig bij het converseren met de klant? Mail ons dan even via
De klant is akkoord gegaan in de chat, wat nu?
Het is van belang dat de klant jouw voorstel ook accepteert en betaalt. Zowel de klant als jij krijgen dan meteen een boekingscontract in de mail. Nog geen contract ontvangen? Dan is de boeking nog niet via de juiste weg bevestigd. Komt je klant er niet uit? Laat hem/haar dan even contact met ons opnemen via
Voorstel
- Het voorstel bevat de informatie van de aanvraag + jouw vereisten voor het optreden
- Jij bent aan zet, zodra je een voorstel gestuurd hebt kan een klant jou boeken
Hoe kan ik een voorstel sturen naar de klant?
Zodra je een aanvraag hebt gekregen ben jij aan zet. Ga naar [Mijn Gigs] en klik op de groene knop [Check Aanvraag]. Je vindt hier de informatie over de aanvraag. Kies onderin voor de knop 'Maak een voorstel'. Hier kun je een persoonlijke boodschap toevoegen en jouw prijs voor deze aanvraag bepalen. Staat alles goed? Klik dan op 'Stuur voorstel' en je voorstel komt meteen binnen bij de klant.
Wat moet ik in het voorstel zetten?
Heb je bepaalde afspraken gemaakt in de chat? Zorg dan dat je deze opneemt in de 'Speciale Afspraak' bij het invullen van je voorstel. Denk aan afspraken omtrent de techniek, tijdsduur van het optreden, bechikbare ruimte, rider e.d. Daarnaast bepaal je natuurlijk de prijs voor deze aanvraag bij het maken van je voorstel.
Tip: maak zo snel mogelijk een voorstel! Zolang er geen voorstel is, kan de klant je niet boeken. Je kunt het voorstel altijd aanpassen en het laatst gemaakte voorstel is het geldige voorstel.
Ik heb een vraag over de kostenberekening in het voorstelformulier.
In de kostenberekening kun je jouw gewenste gage + reiskosten invoeren. Vervolgens tonen we ook de prijs die de klant gaat zien. Onderaan zie je de gage die je uiteindelijk op je rekening zult ontvangen. Heb je hier vragen over? Mail ons dan even via
Ik heb een voorstel gestuurd, wat nu?
De klant heeft 72 uur om te reageren. Na 72 uur sturen we een e-mail met de vraag de aanvraag nog actueel is. We geven hierbij twee opties:
- De klant krijgt meer tijd om te beslissen (waarna dit proces zich herhaalt);
- De klant bevestigt de boeking of wijst het voorstel af.
Tip: stuur zelf ook altijd een chatbericht naar de klant op het moment dat je graag een reactie wilt.
Hoe lang is mijn voorstel geldig?
Jouw voorstel is geldig totdat jij hem intrekt óf totdat het systeem hem eruit haalt vanwege inactiviteit van de klant. Je kunt natuurlijk zelf een deadline afstemmen met de klant via de chatfunctie. Soms moet de klant namelijk intern nog overleggen voordat er een GO gegeven kan worden. Maak hier goede afspraken over.
Tip: zo lang er een voorstel ligt bij de klant, heeft deze de mogelijkheid om hem te bevestigen. Heb je in de tussentijd een andere boeking aangenomen? Zorg dan dat je jouw voorstel tijdig intrekt om een dubbele boeking te voorkomen.
Hoe vrijblijvend is mijn voorstel?
Een voorstel is altijd vrijblijvend. Je bent vrij om het weer in te trekken. De afspraken tussen jou en de klant zijn leidend.
Tip: zo lang er een voorstel ligt bij de klant, heeft deze de mogelijkheid om hem te bevestigen. Heb je in de tussentijd een andere boeking aangenomen? Zorg dan dat je jouw voorstel tijdig intrekt om een dubbele boeking te voorkomen.
Kan ik mijn verzonden voorstel nog inzien/wijzigen/intrekken?
Ja, dat kan. Ga naar [Mijn Gigs] en klik in het juiste ticket op 'Voorstel (bekijk/wijzig). Hier kun je jouw voorstel inzien. Wil je iets wijzigen? Klik dan onderin op de blauwe button [Wijzig voorstel]. Wil je jouw voorstel intrekken? Klik dan onderin op de rood/witte button [Voorstel annuleren].
Kan ik de tekst in mijn voorstel nog wijzigen?
Ja, dat kan. Ga naar [Mijn Gigs] en klik in het juiste ticket op 'Voorstel (bekijk/wijzig). Je kunt hier datum, tijd, tekst en prijs wijzigen. Klik vervolgens op de blauwe button [Voorstel opnieuw verzenden]. De klant wordt automatisch geinformeerd via een e-mail.
Hoe verander ik de datum/tijdstip/lengte van mijn voorstel?
Ga naar [Mijn Gigs] en klik in het juiste ticket op 'Voorstel (bekijk/wijzig). Je kunt hier datum, tijd, tekst en prijs wijzigen. Klik vervolgens op de blauwe button [Voorstel opnieuw verzenden]. De klant wordt automatisch geinformeerd via een e-mail.
Het btw-percentage in mijn voorstel klopt niet, wat nu?
Het voorstel houdt automatisch het btw-percentage aan dat jij in jouw act presentatie hebt ingevoerd. Klopt dit niet? Check dan eerst of de instellingen in je act presentatie goed staan. Komt dit niet overeen? Mail ons dan even via
Werkt ShowBird met opties op voorstellen?
Nee, ShowBird werkt zelf niet met opties. Je kunt natuurlijk zelf een deadline afstemmen met de klant via de chatfunctie. Soms moet de klant namelijk intern nog overleggen voordat er een GO gegeven kan worden. Maak hier goede afspraken over.
Tip: zo lang er een voorstel ligt bij de klant, heeft deze de mogelijkheid om hem te bevestigen. Heb je in de tussentijd een andere boeking aangenomen? Zorg dan dat je jouw voorstel tijdig intrekt om een dubbele boeking te voorkomen.
Wat gebeurt er als de klant mijn voorstel afwijst?
Wanneer de klant niet akkoord gaat met jouw voorstel kan de klant jouw voorstel afwijzen. Je ontvangt dan een e-mail met daarin de reden van afwijzing. Dit betekent dat de boeking niet doorgaat of dat de klant wil onderhandelen over de voorwaarden. In het laatste geval kun je een aangepast voorstel sturen. Onderin je voorstel vind je een knop: [Voorstel wijzigen]. Hier kan je het voorstel wijzigen. De klant wordt automatisch geïnformeerd via een e-mailbericht.
Wat gebeurt er als de klant mijn voorstel accepteert?
Als de klant jouw voorstel goedkeurt is er sprake van een boeking. Er komt direct een bindende overeenkomst tot stand die beide partijen ontvangen via e-mail. Je gaat optreden!
De klant reageert niet meer op mijn voorstel, wat nu?
De klant heeft 72 uur om te reageren. Na 72 uur sturen we een e-mail met de vraag de aanvraag nog actueel is. We geven hierbij twee opties:
- De klant krijgt meer tijd om te beslissen (waarna dit proces zich herhaalt);
- De klant bevestigt de boeking of wijst het voorstel af.
Het ShowBird team is daarnaast dagelijks bezig om contact te leggen met klanten die een openstaand voorstel klaar hebben staan, om ze te helpen deze om te zetten tot een boeking. Je kunt zelf natuurlijk ook een reminder/ultimatum sturen via de chatfunctie. Vind je het te lang duren? Je bent altijd vrij om je voorstel in te trekken.
Kan ik mijn rider meesturen met het voorstel?
Zeker. Onder [Mijn acts] staat ‘vereisten’ en hier kun je alle vereisten zetten voor de klant. Dit wordt vervolgens standaard meegestuurd met het voorstel.
De klant stelt me vragen over de betaling, wat moet ik doen?
Op de pagina [Betalingen] vind je meer informatie. Hier kun je de klant naartoe verwijzen.
Boeking
- Bij een boeking heb jij een contract met de klant.
- Wij regelen alle administratie en contracten voor je.
Hoe weet ik dat ik geboekt ben?
Je ontvangt meteen een boekingscontract in je mail, daarin vind je de contactgegevens van de klant. In je ShowBird account onder [Mijn gigs] kun je ook zien of je geboekt bent. Je ziet dan rechts in het desbetreffende ticket 'Optreden geboekt' staan. Je kunt op die plek ook meteen de Overeenkomst vinden.
Let op: heb je geen boekinstcontract ontvangen of staat er in jouw account niet dat het optreden geboekt is? Dan kan het optreden (nog) niet plaatsvinden.
Met wie heb ik een contract?
Het contract wordt aangegaan tussen jou ('Artiest') en de klant ('Opdrachtgever'). ShowBird is hierin geen partij. Wij regelen wel de administratie.
Moet ik zelf een contract maken?
Nee, het contract wordt automatisch gegenereerd door ShowBird. Deze wordt meteen verstuurd naar zowel jou als de klant. Ook vind je hem in je ShowBird account onder [Mijn gigs]. Let op: ShowBird is geen partij in de overeenkomst. Die wordt aangegaan tussen jou ('Artiest') en de klant ('Opdrachtgever').
De gegevens in het contract komen niet overeen met de afspraak, wat nu?
De gegevens in het contract zijn overgenomen van het door jou gestelde voorstel. Kloppen er dingen niet? Neem dan contact met ons op via
Kan de klant de boeking nog annuleren?
Ja, de klant kan de boeking te alle tijden nog annuleren. Afhankelijk van het annuleringsbeleid dat jij hanteert, staat hier een vergoeding voor jou tegenover. Heb je hier zelf niets over afgesproken met de klant? Dan gelden de annuleringsvoorwaarden die je via [Mijn Profiel] op ShowBird hebt ingevoerd.
Kan ik de boeking nog annuleren?
Ja, dat kan. Probeer dit te alle tijden te voorkomen. Moet je jouw optreden toch onverhoopt annuleren? Ga dan naar [Mijn gigs] en klik op het desbetreffende ticket op 'Overeenkomst'. Klik onderin op de rood/witte button 'Optreden Annuleren'. Er volgt een formulier wat ingevuld dient te worden.
ShowBird rekent voor haar dienstverlening bij een boeking 10% commissie. Ook wanneer je annuleert ontvang je een factuur voor onze fee. We verzorgen normaal de administratieve afhandeling (facturatie, uitbetaling, etc). Dat zullen we uiteraard ook doen mbt deze annulering (creditnota, restitutie, etc).
Heb je een vervangende artiest gevonden die je wilt aandragen? Dat is fijn, stuur de klant een berichtje via de chatfunctie of zet het in het berichtenveld op het moment dat je de aanvraag afwijst. De aanbevolen artiest dient wel een account op ShowBird te hebben.
Ik heb geen Boekingscontract ontvangen, wat nu?
Loop onderstaande stappen even door:
1. Check in je account bij [Mijn gigs] of het optreden wel écht geboekt is. Zo ja, dan vind je daar meteen de Overeenkomst.
2. Check in [Mijn Profiel] of jouw e-mail adres klopt. Klopt hij niet? Pas hem dan aan. Klopt hij wel? Ga naar stap 3.
3. Check je SPAM box, staat de mail hier? Markeer de afzender dan als 'gewenst'. Staat de mail er niet? Ga naar stap 4.
4. Ligt de oplossing niet in bovenstaande stappen, mail ons dan even via
Klant zegt dat er al bevestigd is, maar ik heb nog geen contract?
Loop onderstaande stappen even door:
1. Check in je account bij [Mijn gigs] of het optreden wel écht geboekt is. Staat er 'Optreden geboekt', loop dan de stappen door van de vraag hierboven. Zo nee, ga naar stap 2.
2. Attendeer de klant erop dat de boeking nog officieel bevestigd en betaald dient te worden. De klant dient jouw voorstel te accepteren via de betaalpagina.
Lees hier meer over de betaalmethode voor klanten op ShowBird. Je kunt jouw klant hier ook naar verwijzen.
De klant is akkoord gegaan in de chat, wat nu?
De boeking is nog niet bevestigd. Attendeer de klant erop dat deze nog officieel bevestigd en betaald dient te worden via de betaalpagina. Pas dan kun jij daadwerkelijk gaan optreden. Je kunt de klant doorverwijzen naar de pagina waarop het boekingsproces voor klanten wordt uigelegd.
Waar vind ik de contactgegevens van de klant na boeking?
Deze vind je in het boekingscontract welke je per e-mail hebt ontvangen. Ook vind je deze terug in je ShowBird account via [Mijn gigs]. Klik in het desbetreffende ticket op Overeenkomst en scroll naar beneden. Je kunt hier het Contract.pdf downloaden.
De datum/tijd/prijs van de boeking is gewijzigd, wat nu?
Zijn er dingen gewijzigd nadat de boeking is bevestigd? Neem dan even contact met ons op via
Optreden
- Je gaat optreden! Bespreek details over jouw gig direct met de klant.
Waar vind ik de contactgegevens van de klant?
Je vindt de contactgegevens van de klant in het boekingscontract dat je per e-mail hebt ontvangen op het moment dat de boeking werd bevestigd. Ook vind je hem in je ShowBird account onder [Mijn gigs].
Tip: klanten waarderen het als je van te voren proactief contact met ze opneemt op praktische zaken rondom het optreden met ze te bespreken. Een goede voorbereiding is het halve werk.
Waar vind ik de locatie van het event?
De locatie van het event stem je af met de klant. In sommige gevallen is de locatie ten tijde van de aanvraag al bekend, maar zeker niet altijd.
Tip: de locatie in het boekingscontract is niet altijd het adres van het optreden. Stem dit vooraf dus goed af met de klant, om misverstanden te voorkomen.
Ik ben verhinderd om (op tijd) bij het optreden te zijn, wat nu?
Neem meteen contact op met de klant en kom samen tot een oplossing. Je vindt de contactgegevens van de klant in het boekingscontract dat je per e-mail hebt ontvangen op het moment dat de boeking werd bevestigd. Ook vind je hem in je ShowBird account onder [Mijn gigs].
Heb je bovenstaande info geraadpleegd maar kom je er toch niet uit?
Neem dan contact met ons op via
Of bel ons: tussen 09:00 - 17:00 uur zijn wij telefonisch bereikbaar op 0702810060
