Je loopt rond met plannen om een mooi evenement te organiseren. Je verwacht een grote toeloop, je hebt al een idee welke bands en artiesten je op je podium wilt zien en ook het evenemententerrein heb je al uitgekozen. Nu nog de catering tot in de puntjes regelen en je bent klaar voor de start. Toch? En dan krijg je een jeukerig gevoel, omdat je snapt dat je misschien wel een groot aantal vergunningen nodig hebt. Nederland regeltjesland grossiert in die dingen en het kost allemaal veel tijd. Vaak is het niet helemaal duidelijk bij wie je voor welke vergunning terecht moet en welke eisen die instanties stellen. En dan kunnen die eisen ook nog van plaats tot plaats verschillen.
Even overzicht scheppen
Je snapt het ook wel. We leven met zijn allen zo dicht op elkaar dat we gewoon een beetje rekening met elkaars belangen moeten houden. Maar soms heb je het idee dat het allemaal een beetje té ingewikkeld is gemaakt. Creëer even een rustmoment voor jezelf en ga na wat je allemaal nodig denkt te hebben. Je pakt een stuk papier en pen en maakt een checklist. Dat geeft overzicht en rust.
Een evenementenvergunning
Wil je evenementen organiseren, dan is het mogelijk dat je een vergunning nodig hebt. Meestal is het voldoende om een melding bij de gemeente te doen als het een klein evenement is. Maar zeker bij een groot evenement dat voor publiek vrij toegankelijk is, kan het verstandig zijn om na te vragen of je een evenementenvergunning nodig hebt. Stel nou dat dit zo is, dan zijn er een aantal zaken waarmee je te maken krijgt.
Openbare orde, brandveiligheid en gezondheid
Je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van jouw evenement en je moet maatregelen treffen die de openbare orde waarborgen. Ook ben je verantwoordelijk voor de brandveiligheid op het terrein waar je evenement plaatsvindt. Als je bijvoorbeeld een podium of festivaltent neer wilt zetten, moet je inderdaad in overleg gaan met je gemeente en de brandweer laten inspecteren. Je zult een veiligheidsplan moeten opstellen en deze kunnen overleggen.
Drank en voedselveiligheid
Tijdens een beetje evenement wordt er natuurlijk gegeten en gedronken. Wil je alcohol schenken, dan moet je een tapvergunning hebben. Wil je ook sterke drank kunnen schenken, dan is een extra vergunning hiervoor ook noodzakelijk. Wat voeding betreft, zijn de eisen aan voedselveiligheid zwaar. Wil je alles zelf organiseren, dan zul je de vergunning hiervoor moeten regelen met de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Maak je gebruik van professionele catering, dan mag je ervan uitgaan dat zij over alle vergunningen beschikken. Kunnen ze jou die vergunningen niet laten zien, ga dan niet met ze in zee.
Auteursrechten en billijke vergoeding
Een evenement zonder muziek, dat bestaat gewoon niet. Als je op jouw evenement muziek laat spelen, ben je via Buma een vergoeding voor auteursrechten verschuldigd. Dit geldt zelfs als je muziek alleen maar als achtergrondmuziek gespeeld wordt. Ook ben je een zogenaamde billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten verschuldigd. En speelt de band die jij hebt gehuurd zelf nummers van andere artiesten? Dan zijn zij verantwoordelijk hiervoor.
Hoe laat mag je evenement afgelopen zijn?
Elke gemeente heeft weer andere regels omtrent de sluitingstijd van evenementen op locaties of op terreinen. Een algemene regel is deze: omwonenden mogen in principe geen last van je evenement ondervinden na 22.00 uur. Wees verstandig en ga na wat de eisen in jouw gemeente zijn en vraag eventueel een ontheffing aan. Dat is wel een actie die jij in gang moet zetten.
Geluidsnormen – een gedetailleerd verhaal
Heb je inmiddels een overzicht en weet je of een vergunning aanvragen voor jou verplicht is? Moet je meerdere vergunningen regelen? Dan gaan we op één aspect graag wat dieper in. We gaan het hebben over geluidsoverlast, hoe de geluidsnormen gedefinieerd zijn en hoe ze gemeten worden. Het is een technisch verhaal en specialistenwerk, maar het is goed om een globaal overzicht te hebben, al was het alleen maar voor je eigen gemoedsrust.
Geluidsnormen – waarop wordt gelet?
Als we het hebben over geluidsoverlast en normen voor aanvaardbaar geluid, dan krijgen we te maken met verschillende wet- en regelgevingen. Die zijn alle van belang om een antwoord te geven op de vraag of een vergunning aanvragen voor jouw evenement noodzakelijk is. Geluidsnormen vallen onder de Wet Milieubeheer. Het maximale geluidsniveau waaraan zogenaamde geluidsgevoelige objecten mogen worden blootgesteld, staan gedefinieerd in de Wet Geluidshinder. Denk hierbij aan woonhuizen, ziekenhuizen en verzorgingshuizen. Om duidelijkheid te scheppen voor de vele horecaondernemers die Nederland rijk is, zijn veel eisen gestandaardiseerd in het Activiteitenbesluit van 2008. Vrijwel alle horecabedrijven vallen hieronder. Alleen voor grote bedrijven en grote evenementen kunnen andere regels gelden. Valt jouw evenement onder een ‘normale’ horeca-activiteit, dan zal een extra vergunning waarschijnlijk niet nodig zijn. Organiseer je een festival of activiteit in een grote tent op een open terrein, wees dan slim en vraag de eisen op bij je gemeente.
En nu even in detail
Het meten van geluid is specialistenwerk. We geven hier even wat basale informatie, zodat je als betrokken partij, maar wel een leek, met de technici kunt meepraten. Geluid wordt gemeten in decibellen(dB). Decibellen zijn gedefinieerd volgens een logaritmische schaal. En wat betekent dit? Geluid van 20 dB is niet twee keer zo zacht als geluid van 40 dB, maar honderd keer zo zacht. Een normaal café met gezellig kletsende mensen produceert ongeveer 65 dB aan geluid. Een houseparty kan al snel 115 tot 130 dB produceren. Even ter illustratie: muizen gaan dood bij een langdurige blootstelling aan 120 dB geluid. Wat een dergelijk geluidsniveau op den duur doet met menselijk gehoor, laat zich wel raden.
Bij het meten van een aanvaardbaar geluidsniveau gaat de wetgever uit van de strengste situatie bij het meest geluidsgevoelige object. Dat zal vaak een nabijgelegen huis zijn. Het geluidsniveau wordt zowel op de gevel als binnen in het huis gemeten. Op de gevel mag het geluid tussen 23.00 uur en 07.00 uur niet hoger zijn dan 40 dB. Binnen in het huis mag het niet hoger zijn dan 25 dB. Maar dan zijn we er nog niet. We moeten namelijk ook rekening houden met de inrichting van het huis. In een modern interieur met houten vloeren en veel ruimte, is het mogelijk dat je een nagalmeffect krijgt. Dat werkt dan in principe in jouw nadeel. Wat weer in je voordeel werkt is het volgende: bij een meting wordt niet gekeken naar de bestemming van de ruimte waarin gemeten wordt, maar naar het feitelijk gebruik. Het maakt wel wat uit of een meting in een babykamer plaatsvindt, of in een hobbykamer waar niemand slaapt.
Is het geluid duidelijk muziekgeluid, dan mag je er 10 dB bij optellen. Komt het geluid van een terras aan de openbare weg, dan wordt geluid van luid pratende gasten niet meegeteld. De wetgever ziet dit als normaal achtergrond- en straatgeluid. Is het een binnenterras of een niet publiek toegankelijk terrein, dan zijn de eisen duidelijk strenger.
En dan maakt het ook nog uit wat voor muzieksoort je op jouw evenement laat horen. Mocht je nu in frustratie je ogen omhoog laten rollen, lees dan toch maar even verder, want er zit wel een logische gedachtegang achter. De wetgever maakt onderscheid tussen het standaardpopmuziekspectrum en het standaardhousemuziekspectrum. Zie je het nog zitten om je evenement te organiseren?
Bij het standaardpopmuziekspectrum hoef je niet te denken aan hardrockmuziek. Een klassiek concert of een jazzconcert zou eronder kunnen vallen. Probeer je zelf maar voor te stellen op tweehonderd meter afstand van een symfonieorkest of een dj met beukende housemuziek. De verschillen zijn duidelijk. Bij house en aanverwante muzieksoorten zit veel meer geluid in de lagere octaafbanden. Je voelt het zelfs aan je middenrif. Je kunt in het algemeen wel stellen dat de eisen aan geluid in het standaardhousemuziekspectrum strenger zijn. De beukende housebeat op festivals is op grote afstand te merken en het nagalmeffect in woningen kan door resonantie aanzienlijk zijn. Het beeld van slapende mensen die letterlijk hun bed uit trillen, zal je vast bekend voorkomen. Organiseer je een evenement op een festivalterrein, dan zal je geluid vrijwel altijd in het standaardhousemuziekspectrum vallen.
Geluidmeting in de praktijk
Het is verstandig om voor het bepalen van de geluidsnormen een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Zij kennen de meetmethodieken en maken voor jou een akoestisch rapport. Dat akoestisch rapport kan je dan aan de gemeente overleggen als onderdeel van je vergunningaanvraag, of als bewijsstuk in geval van onenigheid. Daarmee sta je sterk. Je hebt gedaan wat van je verwacht mag worden en je hebt gebruik gemaakt van gespecialiseerde kennis.
Een beetje PR maakt het verschil
Ook al voldoe je aan alle wettelijke normen, het is toch verstandig om op goede voet te staan met alle belanghebbenden rondom je evenement. Kondig je evenement ruim van tevoren aan bij de omwonenden. Geef ze vrijkaarten of een cadeau, vooraf of achteraf. Die extra goodwill kan je misschien van voordeel zijn bij een vervolgevenement. Veel succes met de organisatie!
