Heb jij de verantwoordelijkheid om een studentenfeest, borrel, slotfeest, een lustrum, een feestweek, introductieweek, recruitment evenement of een ander studentenfeestje te organiseren? Lucky you! Dat zijn nog eens de leuke commissies tussen al het studeren door. En daarbij bouw je ook nog eens lekker aan je CV! Natuurlijk hebben jullie het draaiboek van jullie voorgangers om op terug te vallen, maar het is wel de bedoeling dat het deze editie nóg beter wordt dan vorige jaren. Dus: informatie inwinnen! Lees dan snel verder, want ShowBird onthult spetterende ideeën en factoren waar je op moet letten...
Het doel: Ondergewaardeerd, maar zeer belangrijk
Trappen we hiermee een open deur in? Ja zeker, maar toch wordt het vaak niet gedaan! Voor je een plan van aanpak gaat maken moet je je goed bedenken wat het doel is van het studentenfeest dat jullie organiseren. Is jullie voorganger of opdrachtgever hier duidelijk in geweest? Is het bijvoorbeeld het doel om nieuwe leden te trekken? Of is de doelstelling puur gericht op de deelnemers een geweldige start van hun studententijd te geven en is er weinig eigen belang bij? Dat maakt namelijk nogal een verschil. Een doelstelling werkt als een graadmeter, zo kun je bij alle keuzes die jullie moeten maken rekening houden met hoe die keuze bijdraagt aan de doelstelling. Leg voortaan alle plannen naast het einddoel van het evenement, zo behouden jullie de nodig focus.
Bij het formuleren van een doelstelling komt ook het definiëren van de doelgroep kijken. Voor wie organiseren jullie het evenement en wie zijn de genodigden? Is iedereen welkom of is het voor een specifieke groep mensen? Het is belangrijk om ook na te gaan wat de deelnemers willen bereiken met de deelname aan jullie evenement. Komen ze puur om plezier te maken (feestweek, lustrum), mensen te leren kennen en te netwerken (recruitment events, borrels), informatie in te winnen (conferenties) of hebben zij andere belangen? Definieer hoe jullie gemiddelde deelnemer er uit ziet en waar deze van houdt: zijn dat tradities, ludieke activiteiten, sportieve activiteiten, informatieve activiteiten, etc. Zijn verschillende subgroepen te onderscheiden binnen jullie deelnemers? Organiseer dan meerdere activiteiten, zodat je voor elke subgroep deelnemers kunt voldoen aan hun wensen.
S . T . R . U . C . T . U . R . E
Oké, tijd om structuur aan te brengen. Maak met je mede organisatoren een planning voor de gehele periode: van start tot eind. ShowBird geeft je alvast wat handvatten zodat jullie weten waar je allemaal aan moet denken! Om te beginnen is het van belang om een datum te hebben waarop het evenement plaats zal vinden. Niet zelden is deze al bekend, bij een introductieweek bijvoorbeeld, maar soms ook niet, bij een vereniging slotfeest of een nieuw evenement bijvoorbeeld. Bij het prikken van een datum is het van belang om rekening te houden met data van andere evenementen waar jouw doelgroep of partners bij betrokken zijn. Zo voorkom je dat je deelnemers een ander feestje verkiezen boven jouw evenement.
Bij een studenten recruitment evenement wil je liever je concurrent voor zijn, omdat het anders moeilijker kan zijn om partners, sponsoren en deelnemers te vinden, omdat zij al aan een vergelijkbaar evenement deelnemen. Ook is het van belang om rekening te houden met belangrijke data: tentamens en scriptie deadlines bijvoorbeeld. Het is zelden mogelijk alle tentamen data te omzeilen, dus beslis ook hier op basis van jouw belangrijkste en grootste doelgroep. Vergeet niet te kijken naar feestdagen en vakantiedagen.
Bedenk per onderdeel van het evenement hoeveel tijd het gaat kosten om het te organiseren en van welke onderdelen jullie meer informatie nodig hebben voor jullie invulling kunnen geven aan andere onderdelen (bijvoorbeeld eerst hoe groot het budget is van een sponsor voor je een locatie uit gaat zoeken). Als jullie hier een beetje ‘feeling’ voor hebben gekregen kan het erg helpen om deadlines vast te stellen. Met behulp van deadlines deel je de tijd die je hebt op in een aantal blokken en bepaal je op zijn minst per blok wat er aan het eind bereikt moet zijn. Formuleer doelen altijd SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden). Plan altijd risicotijd en responsietijd (hoelang doet een andere partij over om iets te regelen) in.
Vergaderingen en teambuilding
Bepaal wie de eindverantwoordelijke is voor welke taak. Geef iedereen een specifieke functie bijvoorbeeld. Bij aangestelde commissies is een functie vaak al toegewezen- concretiseer het takenpakket in casus per functie. Organiseren jullie een reeks aan evenementen? Dan kun je ook iedereen een eigen (of meer) evenementen toewijzen waar hij of zij verantwoordelijk voor is.
Prik vervolgens een vast moment om bijeen te komen en te vergaderen. Op welke dag is er geen sporttraining, avondcollege of clubeten en met welke regelmaat is het nodig om te vergaderen? Samenwerken en communiceren is ‘the key’, zeker voor grote en langdurige projecten! Een goede samenwerking is niet alleen heel prettig voor jezelf maar brengt ook echt de resultaten ten goede. Zo voorkom je ook dat er taken dubbel worden gedaan en zorg je dat de plannen op elkaar aansluiten. Zorg dat iedereen van te voren op de hoogte is van de agendapunten die tijdens de vergadering besproken zullen worden.
Teambuilding is super belangrijk voor de samenwerking. Leer elkaar beter kennen door samen grappige opdrachten te doen om te ‘bonden’ of een weekend weg te plannen, een commissie weekend bijvoorbeeld. Het is goed om te weten wat iemand zijn grootste irritaties zijn en waar iemand juist energie van krijgt voor je intensief gaat samenwerken. Zo kun je makkelijk rekening houden met de persoon in je team en begrijp jullie elkaars keuzes en reacties beter. Je kunt ook altijd een onafhankelijke partij erbij betrekken die jullie hierbij kan helpen. Daarnaast zijn er ook een heleboel gratis tools beschikbaar die jullie hier bij kunnen helpen. Laat elk teamlid een kernkwadrant invullen of een Belbin Teamrollen analyse invullen bijvoorbeeld.
Een budget uitvogelen
Zeker geen onbelangrijke vraag: hoeveel kunnen jullie spenden? Studentenfeesten van studieverenigingen en studentenverenigingen weten dankzij voorgaande jaren precies hoeveel kosten er zijn gemaakt. Belangrijke zaken om altijd over na te denken zijn:
- Hoeveel verwachten jullie op te kunnen halen bij sponsoren en partners?
- Verwachten jullie dat de deelnemers (veel) geld zullen betalen voor deelname en hoeveel deelnemers verwachten jullie?
- Zijn er veel potentiële sponsoren en partners die al erg betrokken zijn bij het evenement en hebben jullie al een naam verworven?
- Maken jullie aanspraak op bepaalde subsidies of fondsen van bijvoorbeeld de overheid of universiteiten?
- Is er nog een potje vanuit bijvoorbeeld de vereniging waar jullie uit kunnen putten?
- Hoeveel risico kunnen jullie dragen? En waar halen jullie dit ‘in case of emergency’ budget vandaan?
- Welke onderdelen of factoren vinden jullie echt een belangrijke investering?
- Wat zijn echt noodzakelijke kosten, zoals beveiliging?
- Maak een schatting van kosten/uitgaven per onderdeel!
Met de pet langsgaan bij sponsoren en partners
Dit wordt gezien als een van de grootste uitdagingen van het organiseren van evenementen. Bij het zoeken van potentiële sponsoren is het goed na te gaan welke partijen zich engaged (zouden kunnen) voelen bij jullie evenement. Hebben jullie bijvoorbeeld oud-leden van de vereniging die wel geld zouden willen sponsoren? Of zijn er misschien al hoofdsponsoren van de vereniging of organisatie die extra willen sponsoren rondom een nieuw evenement (vaak zijn de relaties bij deze partijen al warm)? Zijn er bedrijven die een voordeel kunnen halen uit jullie evenement? Bij recruitment evenementen is dit vrij duidelijk: een bedrijf wil graag studenten ‘recruiten’ en betalen een bedrag aan jullie om hun participatie in de vorm van een training, company diner, etc. te regelen en financieren.
Maar ook promotie materialen zijn van belang voor potentiële sponsoren: zijn de participanten ook een belangrijke doelgroep van een bedrijf, dan is het interessant voor hen om zichzelf te promoten op jullie evenement. Ook is het altijd fijn als bedrijven promotie producten op willen sturen zodat jullie deze bijvoorbeeld in een goodiebag kunnen stoppen! Belangrijk om te onthouden is de vraag: Wat kost het een partij om mee te doen en wat levert het hen op? Creëer een WIN-WIN situatie en leg de nadruk op de voordelen voor de andere partij.
Tip: Een gun-factor speelt een belangrijke rol in het werven van sponsoren of partners, maak daar gebruik van! Kijk goed rond in je eigen netwerk en het netwerk van je teamleden: kent iemand al een werknemer (of beter nog: CEO of iemand anders hoger in anciënniteit) in een bedrijf die jullie willen benaderen? Laat altijd de desbetreffende naam even vallen bij het bedrijf of laat die persoon zelf even contact opnemen. Zo kom je veel makkelijker een bedrijf binnen dan koud bellen.
De gouden vuistregels
Een aantal gouden vuistregels voor het organiseren van een studentenevent om in je achterhoofd te houden:
- Kijk af wat anderen doen en doe er je inspiratie mee op. Een beetje cheaten mag, toch? Het klinkt altijd heftiger dan het is, want er is niets mis mee en everybody is doing it. Afkijken is een heel normaal en natuurlijk proces in alle facetten van het leven. Kijk niet alleen naar je concurrentie, maar ook (al) je voorgangers en vergelijkbare evenementen.
- Wees creatief! Probeer eens iets nieuws, denk outside the box en denk in mogelijkheden voor je aan problemen begint te denken… Heb je een geweldig ludiek idee? Onderzoek wat er allemaal mogelijk zou kunnen zijn!
- Communiceer helder en tijdig naar partners en andere betrokkenen. Hou ze op de hoogte waar jullie mee bezig zijn en wanneer en waarover de partner weer van jullie zal horen. Als je deadlines niet gaat halen kun je dit ook maar beter communiceren (doe dit tijdig, maar niet te vroeg).
- Bedenk altijd een plan B of een crisis plan. Wat als er minder mensen komen dan gepland? Wat als de spreker ziek word? Wat als… ? Het is fijn om hier al een keer over nagedacht te hebben, zodat jullie niet een zenuw inzinking krijgen als zich zo’n situatie voordoet. Bedenk van te voren dat er altijd wel dingen mis gaan, maar probeer zoveel mogelijk voor te bereiden om het een en ander op te kunnen vangen.
Op ShowBird kun je gemakkelijk een artiest boeken voor jullie studenten evenement. Wij zijn geen artiestenbureau of boekingsbureau, dus je hebt direct contact met de artiest. Wij beseffen dat er altijd dingen mis kunnen gaan en regelen daarom passende vervanging als de artiest last-minute ziek wordt! Wij denken altijd met je mee. Wil je graag passend advies of meer weten? Neem contact met ons op, we helpen graag.
