Yes! Het is weer tijd voor dat jaarlijkse of maandelijkse bedrijfsevenement, borrel, of dagje op de hei waar je collega’s ontspannen met elkaar kunnen netwerken en plezier kunnen maken. Het organiseren van een bedrijfsevenement is niet altijd makkelijk, daarom leggen wij van Plugify graag op een beknopte manier uit waar de uitdagingen liggen en welke tips handig zijn ter voorbereiding van een bedrijfsfeest, bedrijfsuitje, bedrijfsdiner of personeelsuitje.
Stel het doel van uw evenement vast
Allereerst, start met het vaststellen van uw doel voor het organiseren van het bedrijfsevenement. Als er geen duidelijke doelstelling is, kan er nooit achteraf gemeten worden of het event een succes was. Dit betekent ook dat u anders naar een bedrijfsevent gaat kijken: is het een pure kostenpost of dient het als een investering. Geen idee aan wat voor soort doelen je dan moet denken? Wij geven je alvast wat ideeën! Teambuilding, afdelingen met elkaar mixen, het vieren van behaalde targets, bewustzijn creëren rondom een bepaald bedrijfsthema en families van collega’s leren kennen zijn mogelijke doelstellingen van een bedrijfsfeest.
Ten tweede is het belangrijk om na te gaan voor wie u het bedrijfsevenement organiseert. Vaak gaat deze tweede stap gepaard met het bedenken van een doelstelling in stap 1. Bedenk goed wie er mee gaan of wie er worden uitgenodigd op het bedrijfsevenement. Een aantal vragen die u uzelf kunt stellen:
- Is het evenement met of zonder partners (en mogen de kinderen mee of niet)?
- Wat is de verdeling man vs vrouw?
- Zijn de collega’s full-time of part-time aan het werk?
- Is het event voor iedereen of voor een beperkte groep?
Kies de activiteiten voor tijdens het evenement
Ten derde, moeten de activiteiten worden gekozen die passen bij de deelnemers en het doel van het evenement. Organiseert u al meerdere jaren dezelfde activiteit en werkt dit? Een bekende vuistregel daarvoor is: “never change a winning team”. Soms kan het ook helpen om mensen tijdens het uitje of evenement te verassen met iets nieuws. Mocht de populariteit afnemen over de tijd dan is het verstandig om het concept te veranderen.
Tip: kijk met name of de activiteiten aansluiten bij de jonge garde.
Wanneer de doelgroep varieert in geslacht, leeftijd of interesse, is het verstandig om verschillende onderdelen in het programma te verwerken. Op deze manier kunnen de aanwezigen zelf kiezen aan welke onderdelen zij de voorkeur geven. Dit zorgt automatisch voor een hogere opkomst en een groter succes!
Dan is er nog het verrassingselement. Kun je nog iets verzinnen dat het event extra speciaal maakt? Soms kan dat heel simpel door bijvoorbeeld een welkomstdrankje te schenken, een photobooth met gekke artikelen te plaatsen, een presentje bij vertrek te geven of een speciale act te boeken.
Naast de activiteiten en alle offertes die nodig zijn om een geweldig bedrijfsevenement neer te zetten, is het verstandig om ver van tevoren de datum van het event te communiceren. Wanneer groepen groter worden zal het lastiger worden om een dag te vinden dat iedereen kan, doe dit dus op tijd! De uitnodiging voor het bedrijfsevent kunt u op een ludieke manier presenteren door bijvoorbeeld een speciale avond te organiseren om het thema en de locatie bekend te maken. Zo’n avond verhoogt de voorpret en is meteen een goed excuus voor een extra borrel en misschien zelfs om al te werken aan de doelstelling.
Bereid u zo goed mogelijk voor
Tijdens de dag wil je niets aan het toeval overlaten en daarom is het belangrijk om goed te communiceren en te plannen. Als alles van tevoren gepland en goed voorbereid is, is het ook makkelijker voor jou om zelf van de dag te genieten. In het geval dat je een locatie hebt vastgelegd, bezoek de locatie ruim van te voren en leg de afspraken zwart op wit vast. Ook alle andere leveranciers en partners moeten precies weten wat hun verantwoordelijkheden zijn.
Mocht u een bedrijf in de hand hebben genomen die uw event samen met u organiseert, bespreek wat er van uzelf wordt verwacht tijdens de dag en in het traject daarvoor. Het is minstens net zo belangrijk om escalaties te bespreken met de uitvoerende partij. Wat gebeurt er bij regen? Is er een back-up voor de band als deze last-minute niet meer kan?
Niet alle bedrijven hebben de luxe om een uitvoerende partner in de hand te nemen. In zo’n geval is het belangrijk om een sterk team om uw heen te verzamelen, zowel in de voorbereiding als tijdens de uitvoering. In elk geval is het cruciaal om een draaiboek te maken. Dit is een ideaal middel om te delen met partners, maar ook met uw team – zodat iedereen weet waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Het kan in sommige gevallen helpen om de deelnemers (uw collega’s) voor te bereiden op de activiteiten van de dag. Uiteraard zonder te veel weg te geven!
Een paar aandachtspunten voor tijdens de dag zelf:
- Zorg dat u als organisator op tijd op de locatie bent (rij dus niet mee in de bus met uw collega’s). Pak eerder uw eigen auto en neem een collega mee.
- Check of alle afspraken worden nagekomen. Dit is met name belangrijk voor de catering. Controleer de opstelling van de eventruimte zoals eerder besproken en of het barpersoneel weet wat er geschonken mag worden.
- Check of alles geregeld is voor de avonduren. Mocht er een DJ, artiest of andere act aanwezig zijn, bespreek dan met het desbetreffende individu of de groep het programma. Het is belangrijk om contact met de locatie en geluidsbedrijf te hebben om de voorwaarden te bespreken voor de uitvoering van de acts. Let op, in sommige gevallen hebben artiesten bepaalde eisen aan het geluidsbedrijf of nemen ze hun eigen geluidsbedrijf mee. Zorg in zo’n geval dat het geluidsbedrijf van de artiest ook contact legt met de locatie.
Tip: Deel van tevoren je muziekvoorkeuren met de artiest(en). Wees specifiek over het type muziek dat je wil laten horen (80’s pop, funk of toch meer jazz, of misschien wel moderne house). Denk ook hierbij aan de smaak van de deelnemers.
Een ongeluk zit in een klein hoekje. Daarom is het cruciaal om een bedrijfsevenement te organiseren die veilig is. Uiteindelijk is uw bedrijf verantwoordelijk voor de geestelijke en lichamelijke conditie van uw collega’s (en niet het bedrijf waar u het event laat plaatsvinden). Check van tevoren of de partij waar u een evenement organiseert een aansprakelijkheidsverzekering heeft. Het kan helpen om referenties te vragen aan het bedrijf waar je de activiteit organiseert om erachter te komen of de organisatie betrouwbaar is. Het liefst zijn dit bedrijven met eenzelfde doelgroep als jouw bedrijfsevenement.
Het bovenstaande artikel geeft u een aantal ideeën en een plan van aanpak voor organiseren van een bedrijfsfeest of een evenement. ShowBird heeft ervaring met een verscheidenheid aan evenementen: personeelsuitjes, bedrijfsuitjes, festivals, grote borrels, gala’s en meer. Mocht u interesse hebben in onze artiesten en bent u opzoek naar iets speciaals voor uw evenement, wij denken graag mee!
